تکنیک آیزنهاور در مدیریت زمان

مدیریت پروژه - نویسنده : حسام اسعدی - ارسال شده در

موقعیتی رو تصور کنید که یک کار مهم مثل آماده کردن یک ارائه برای سخنرانی که چند روز دیگه دارین رو باید انجام بدین و تازه امروز اون رو به یاد آوردین. زمان زیادی باقی نمونده. فشار کاری شما تا همین الان هم زیاد بوده، و کلی کار ضروری انجام نشده هم توی لیست کارهاتون دارین. در این شرایط هر چیزی حواس شما رو پرت می کنه و توانایی تمرکز رو ندارین.

استرس بر اساس فشار زمانی یکی از منشاهای اصلی فشار روی آدم در محیط کار هست. عامل اصلی اونها چیه؟ داشتن کارهای بیش از اندازه در لیست انجام کارها و زمان محدود.

حالا میرسیم به اینجا که چطور با این شرایط مقابله کینم وچطور روی کارهای اساسی تمرکز داشته باشیم؟

اینجاست که تکنیک آیزنهاور در زمینه مدیریت زمان به کار ما میاد.

کارهای “اضطراری” و “مهم” چه کارهایی هستند؟

در سال ۱۹۴۵ در یکی از سخنرانی ها رئیس جمهور سابق آمریکا، آیزنهاور جمله ای رو از دکتر روسکو از استادان دانشگاه نورف وست رو گفت:

من فقط دو نوع کار دارم: کارهای اضطراری و کارهای مهم. اضطراری ها مهم، و مهم ها، اضطراری نیستن.

و همین یک جمله امروز برای ما یک تکنیک مدیریت زمان رو بوجود آورده.

آیزنهاور اعتقاد داشت که مدیریت زمان عالی زمانی اتفاق میافته که ما هم “بازدهی بالا” داشته باشیم و هم “موثر” باشه کارمون. به شکل دیگه میشه گفت:
ما باید زمانمون رو صرف کارهای مهم بکنیم و همه وقتممون رو روی کارهای اضطراری نزاریم.

برای انجام اینکار ما نیاز داریم تا تفاوت این دورو کاملا از هم متوجه بشیم:

مهم: کارهایی مهم هستند که نتایج اونها ما رو به سمت رسیدن به اهداف اصلیمون پیش میبرن. چه این کارها در زمینه کاری ما هستند و چه کارهای شخصی.

اضطراری: کارهایی اضطراری هستند که فوراً نیاز به توجه ما دارند. این کارها معمولا نتایجی به دنبال دارن که فرد دیگه رو به اهدافش می رسونه. بعضاً کارهایی اضطراری میشن که ما در اول کار به اونها رسیدگی نکردیم و حالا به زمانی که باید انجام شده باشن بیش از حد نزدیک شدیم.

زمانی که ما بتونیم مشخص کنیم کدوم کار مهم و کدوم کار اضطراری هست می تونیم به سادگی تمرکزمون رو از کارهایی که مهم نیستن اما اضطراری هستن برداریم تا بتونیم روی کارهایی تمرکز کنیم که مارو برای رسیدن به اهدافمون و موفقیتمون پیش میبرن.

با همین روش ما می تونیم از “آتش نشان” بودن جلوگیری کنیم و به رشد خودمون و کسب و کارمون توجه کنیم.

چطور از تکنیک آیزنهاور در مدیریت زمان استفاده کنیم؟

برای انجام این کار اولین مرحله این هست که تمام کارها و پروژهای خودتون رو لیست کنید. هر چیزی که زمانتون رو قرار بگیره رو بنویسین. مرحله دوم این هست که مشخص کنید اولویت هر کدوم چقدر هست. برای انجام این کار از جدول زیر استفاده کنید:

۱- کارهایی که هم مهم و هم اضطراری هستند

دو نوع کار در این دسته جای میگیره: اولی کارهایی که نمیتونستین پیش بینی کنین و دوم کارهایی که مهم بودن و انقدر به دقیقه آخر کشوندین که حالا اضطراری هم هستن.
دومین حالت رو می تونین با یاد گرفتن تکنیک های مقابله با پشت گوش انداختن از بین ببرین. (در رابطه با روش های مقابله با پشت گوش انداختن به این مقاله مراجعه کنید)
با این حال، شما همیشه نمی تونین همه کارها رو پیشبینی کنید. بهترین کاری که می تونین انجام بدین این هست که در طول روز مقداری زمان رو خالی بزارین تا با مواجه با این کارها دچار استرس و فشار کاری نشیند.
اگر مداوماً از این دست کارها دارین سعی کنین راهی رو پیدا کنید تا کارهای مشابه رو قبل از اینکه پیش بیان و یوهو وارد لیست کارهاتون بشن انجام بدید.

۲-کارهایی که مهم هستند اما اضطراری نیستن

این های کارهایی هستند که به شما کمک می کنن تا در زمینه حرفه ای و یا شخصی خودتون پیشرفت کنید و به هدافتون برسید.
مطمئن بشید که در برنامه روزانه خودتون مقدار زیادی از زمان رو به این کارها اختصاص بدید. در کنار اون زمانی رو هم بارهای اشتباهات کاری کنار بزارین تا اگر انجام یکی از این کارها با مشکل رو به رو شد برنامه روزانه شما بهم نریزه.

۳- کارهایی که مهم نیستند اما اضطرارین

این دسته از کارها اونهاین که شما رو از رسیدن به اهدافتون بازمیدارین. از خودتون سوال کنین که آیا روشی وجود داره که بعدا اونها رو انجام بدین و یا به فرد دیگه ای واگذار کنید؟
منشا اصلی این کارها دیگران هستند. بعضی اوقات مشکلی نیست که به دیگران “نه” بگید و کارهایی که از شما می خوان رو انجام ندید.

۴- کارهایی که نه مهم هستند و نه اضطراری

این کارها فقط حواس شما رو پرت می کنن. ازشون تا جای ممکن دوری کنید. به سادگی می تونین خیلی از این کارها رو کنسل کنید و کنار بزارین. اگر این کار ها هم از دسته ای بودن که دیگران دارن مداوما به شما میسپرن، بهتره “نه” گفتن رو تمرین. کنید.

در انتها:
بدونین که مدیریت زمان کار عجیبی نیست و انجام اون فرمول پیچیده ای نداره. با استفاده از همین یک تکنیک می تونین تا ۸۰% مدیریت زمان خودتون رو بهبود ببخشید

برچسب ها : ,

حسام اسعدی

رشته تحصیلیم میکروبیولوژی بود اما خیلی زود به سمت حوزه مدیریت جذب شدم و الان بیشتر از دو ساله که مدیریت پروژه و مدیریت تیم پروژه شرکت اینتورک رو به عهده دارم. علاقه زیادی دارم که تجربیاتی که توی این چند سال به دست آوردم رو با دیگران به اشتراک بزارم.

۳ دیدگاه در رابطه با “تکنیک آیزنهاور در مدیریت زمان
  1. شراگیم
    ۱۰ شهریور ۱۳۹۷ — ۲۲:۳۱

    تجربه های شخصیتم بزار لطفا

  2. رضوان
    ۱۰ مهر ۱۳۹۷ — ۱۹:۲۲

    سلام ووقت بخیر
    خیلی خیلی ممنون از مطلب خوبی که ارائه کردید. امیدوار بودم در انتها چند تا مثال از هر مورد رو برامون بیارید؛ مثلا الان برای من سوال هست که تهیه‌ی وعده‌های غذایی سالم، ورزش کردن، مطالعه، نظافت شخصی و محیطمون و یک سری کارهای روزمره‌ی دیگه که وقت گیر هم هستن رو باید جزو کدوم دسته به حساب بیاریم؟

درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز با * علامت‌گذاری شده‌اند.

ارزیابی با استفاده از ابزار SWOT

مدیریت پروژه - ۲۱ مهر ۱۳۹۷

عضویت در خبرنامه

ایمیل شما برای هیچ منظور دیگری استفاده نخواهد شد !