team meeting

چطور جلسات تیم پربازده داشته باشیم

مدیریت کسب و کار - نویسنده : حسام اسعدی - ارسال شده در

اکثر شرکت ها جلسه تیم ندارند. اونهایی هم که دارن معمولاً بدون برنامه قبلی وارد جلسه می شن که باعث اتلاف زمان زیادی میشه. به منظور مدیریت زمان مناسب، جلسه تیم شامل چارچوبی باید بشه. یکی از این چارچوب ها برای اینکه یه تیم جلسه پربازده و موثر داشته باشیم این هست که، به صورت ساده همه اعضا گروه باید به سوالات زیر پاسخ بدن:

من از جلسه تیم قبلی تا الان چی کار کردم؟

این به افراد این موقعیت رو میده تا در رابطه با پروژه هایی که بیشتر از انتظار اونها طول کشیده صحبت کنن – و درخواست کمک، پیشنهاد، منابع و … رو بدن. همچنین باعث می شه تا همه اعضا جوابگوی بازده کاری خودشون باشن و سطح مسئولیت پذیری رو بالا می بره، این قضیه شامل مدیران نیز می شه.

اگر اعضا در زمینه بازده کاریشون دارن نمره منفی می گیرن و بازده مناسبی نداشتن به سرعت خودشون متوجه میشن. اونهایی که باهوشترن خودشون متوجه می شن که مشکل از کجاست، احتمالاً کمی هم از این مساله که نتونستن گلیم خودشون رو از آب بکشن و همراه تیم حرکت کنن شرمنده میشن ولی بعدش خودشون مشکل رو حل می کنن. اونایی که به اندازه کافی باهوش نیستن این کارو نمی کنن… اینجا بقیه باید بهشون کمک کنن. ولی حداقل با شفاف شدن کاری که اعضا دارن انجام می دهند اطلاعات کافی به دست میاریم که آیا نیازی به تغییر تعداد اعضا و یا هرگونه تغییر وجود دارد یا نه.   

من چه کاری رو تا قبل از جلسه تیم بعدی انجام می دم؟

این سوال مهمترین بخش جلسه به حساب میاد، و مشخص می کنه که هر کسی چه کاری رو اونروز و یا اون هفته انجام می ده. (نکته: خیلی از جاها این جلسه های تیم رو هر روز برگزار می کنن تا سرعت و بازده تیم رو در یک حد ثابت نگه دارند) این اصلا در باره مدیریت ریز به ریز نیست بلکه موقعیتیه برای جشن گرفتن دستاوردها، کمک خواستن، سوال پرسیدن و بازبینی کارهایی که باید انجام بدیم بر اساس تغییراتی که در اولویت بندی ها و بازخوردهای تیم ایجاد می شه.

اثبات شده که کلی زمان به خاطر چک کردن کارها توی این جلسه ها صرفه جویی می شه. برای مثال ممکنه شما بخواین روی یک پروژه کار کنین که ساعت ها از شما زمان می بره اما بیان کردنش توی جلسه کمک میکنه که به چند دقیقه تبدیل بشه برای اینکه یک نفر یه میانبر بلد بوده و اون رو به شما پیشنهاد داده. برخی از تسک ها که توی لیست انجام کارهاتون بودن فقط به این خاطر که می فهمین اولویت با اونها نبوده و با چیزه دیگه ایه به طور کلی خط می خورند. هم تیمیها این فرصت رو بدست میارن تا پیشنهادهایی رو بدن که اگر این جلسات نبود هیچگاه شنیده نمیشد.

چه چیزهایی وجود دارن که سر راه من رو برای انجام این کارها می گیرن؟

در نهایت، هر کسی در جلسه باید این شانس رو داشته باشه که بتونه سدهای راهش رو مشخص کنه و در مورد اونها کمک بخواد. شما ممکمه اون مشکل رو در همون جلسه حل نکنید، اما متوجه خواهین شد که مشکلی وجود داره که نیازه بعداً در موردش صحبت کنید تا بتونین براش راه حلی پیدا کنید. شاید باید با کسی صحبت کنین که توی اون جلسه حضور نداره.

باز هم می گم که چک کردن مسائل باعث می شه مشکلات کوچیکی رو قبل از این که به مشکلات بزرگی تبدیل بشن پیدا کنید، کلی از زمان رو ذخیره کنید قبل از این که روی یک پروژه اتلاف بشن و یا قبل از این که یک پروژه از هدفها و اولویت های اصلی تیم جدا بشه اون رو به سر جاش برگردونین.

نکات

این جلسات اگر روزانه هستند نباید به هیج عنوان بیشتر از ۳۰ دقیقه باشند و اگر هفتگی هستند نباید بیشتر از ۱ ساعت باشند. در واقع اکثر شرکت های بزرگ مثل هاب اسپات جلسات تیمشون رو به صورت روزانه و در ۱۰ دقیقه ایستاده برگزار می کنن. برای مطمئن شدن از اینکه جلسه روی خط سیر خودش پیش میره کاملاً مراقب این قضیه باشین که کسی از سیر اصلی جلسه فاصله نگیره. یک مساله مهم دیگه اینه اگر روی یک مشکل خیلی تمرکز کردید که به همه اعضای تیم مربوط نیست مشکلتون رو برای خودتون نگه دارین و جای دیگه و زمان دیگه دربارش بحث کنید کسی وقتش رو از سر راه نیاورده!

این مدل از جلسات رو نباید به همه جلسات تامین بدین. نکته دیگه اینه که این مدل از جلسات به جلسات ایستاده ی صبحگاهی شباهت زیادی دارن جلساتی که به اونها استند آپ میتینگ هم گفته میشه، اما تفاوت واضحی دارن، توی این جلسات همه تیم حضور دارن اما توی استند آپ میتینگ هر دپارتمان به صورت جدا گونه جلسه خودش رو برگزار می کنه. این جلسات بازدهی تیم رو افزایش میدن و از اتلاف وقت کارمندان بخاطر کار کردن روی پروژهایی که از مسیرشون خارج شدن جلوگیری می کنه

برچسب ها : ,

حسام اسعدی

رشته تحصیلیم میکروبیولوژی بود اما خیلی زود به سمت حوزه مدیریت جذب شدم و الان بیشتر از دو ساله که مدیریت پروژه و مدیریت تیم پروژه شرکت اینتورک رو به عهده دارم. علاقه زیادی دارم که تجربیاتی که توی این چند سال به دست آوردم رو با دیگران به اشتراک بزارم.

یک دیدگاه در رابطه با “چطور جلسات تیم پربازده داشته باشیم
  1. کت تک مردانه
    ۲۲ آذر ۱۳۹۶ — ۰۳:۱۷

    خسته نباشید ممنون به خاطر این
    مطالب فوق العاده

درباره این مطلب دیدگاهی بنویسید...

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز با * علامت‌گذاری شده‌اند.

ارزیابی با استفاده از ابزار SWOT

مدیریت پروژه - ۲۱ مهر ۱۳۹۷

عضویت در خبرنامه

ایمیل شما برای هیچ منظور دیگری استفاده نخواهد شد !